La déclaration de non-condamnation et de filiation est une attestation sur l’honneur, prévue par l’article A123-51 du code de commerce. Tout dirigeant la joint au dossier d’immatriculation, ou de changement de dirigeant dans le mois. Le greffe la vérifie au casier judiciaire ; une fausse déclaration coûte jusqu’à 4 500 € d’amende et 6 mois de prison (montants en vigueur en 2026).
La déclaration de non-condamnation par son échéance : quand elle est exigée, qui la signe, comment la remplir, ce qui est vérifié et ce que coûte une erreur.
Le mois qui suit la nomination : quand la déclaration est exigée
Pour un changement de dirigeant, la formalité se dépose dans le délai d’un mois sur le guichet unique des formalités d’entreprises, selon la fiche d’Entreprendre Service Public.
C’est cette date qui commande. Le dossier comprend le procès-verbal de nomination, l’attestation de parution d’une annonce légale, la pièce d’identité du nouveau dirigeant et sa déclaration de non-condamnation signée. Sans la déclaration, le dossier est incomplet et l’inscription du nouveau dirigeant ne se fait pas.
À la création, la déclaration accompagne la demande d’immatriculation : elle conditionne l’inscription au registre, donc le numéro qui permet ensuite de facturer. L’immatriculation déclenche à son tour la suite des formalités, comme le détaille l’article sur ce que l’immatriculation déclenche ensuite. Depuis le 1er janvier 2025, toutes ces formalités passent exclusivement par le guichet unique de l’INPI.
Qui doit la signer
La déclaration est due par chaque personne qui dirige ou engage l’entreprise inscrite au registre du commerce : gérant de SARL, président et directeurs généraux de SAS, administrateurs et directeur général de SA, et commerçant en nom propre. Chacun signe la sienne : une déclaration par personne, jamais une déclaration collective.
Pour les micro-entrepreneurs, seuls les commerçants et les artisans la fournissent ; les professions libérales n’y sont pas soumises, selon les guides de création. Votre activité est-elle commerciale, artisanale ou libérale ? La réponse décide si le document figure dans votre dossier. Une fois immatriculé, la facturation suit ses propres règles, détaillées dans l’article sur les mentions d’une facture de micro-entreprise.
Ce qu’elle contient, ligne par ligne
Le modèle publié par service-public.fr reprend les mentions de l’article A123-51 :
| Mention | Ce qu’elle permet |
|---|---|
| Prénom, nom, date et lieu de naissance | Identifier le déclarant |
| Prénoms et nom du père, prénoms et nom de famille de la mère | Distinguer deux homonymes au casier judiciaire |
| Adresse personnelle | Rattacher la déclaration au domicile du dirigeant |
| Déclaration de n’avoir fait l’objet d’aucune condamnation pénale ni sanction civile ou administrative interdisant de gérer, administrer, diriger ou contrôler une personne morale, ou d’exercer une activité commerciale | L’engagement sur l’honneur lui-même |
| Lieu, date et signature | Dater l’engagement et l’attribuer au déclarant |
La filiation est la mention la plus souvent oubliée ou incomplète. Elle n’est pas une formalité de style : c’est elle qui permet de vérifier la déclaration au casier judiciaire.
Le dépôt sur le guichet unique
La déclaration se rédige à partir du modèle de service-public.fr, se télécharge en PDF, s’imprime, se date et se signe à la main, puis se numérise et se dépose dans le champ prévu du dossier. Les guides de formalités demandent une déclaration « datée et signée en original par l’intéressé ».
La signature électronique qui valide la formalité sur le guichet unique ne remplace pas la signature de la déclaration elle-même. Les deux sont distinctes, et un dossier qui ne porte que la première est incomplet.
Ce que le greffe vérifie, et ce que coûte une fausse déclaration
La déclaration est contrôlée auprès du casier judiciaire par le juge commis à la surveillance du registre du commerce et des sociétés. Une interdiction de gérer en cours apparaît à ce stade, et l’inscription du dirigeant ne peut pas aboutir.
Donner de mauvaise foi des indications inexactes ou incomplètes en vue d’une immatriculation ou d’une mention au registre est puni de 4 500 € d’amende et de 6 mois d’emprisonnement en 2026 (article L123-5 du code de commerce, alinéa 1).
Le même article permet au tribunal de priver l’intéressé, pour cinq ans au plus, du droit de vote et d’éligibilité aux élections des tribunaux de commerce, des chambres de commerce et d’industrie et des conseils de prud’hommes, dans sa rédaction issue de la loi du 22 mars 2012.
L’erreur de bonne foi, comme une filiation incomplète, n’entre pas dans ce cadre : elle se corrige par une nouvelle déclaration.
Avant de déposer : les trois vérifications
Trois contrôles évitent un dossier rejeté ou un délai dépassé :
- la date : à la création avant l’immatriculation, dans le mois qui suit un changement de dirigeant ;
- les mentions : les deux parents, avec le nom de famille de la mère, et l’adresse personnelle ;
- la signature : manuscrite et datée sur la déclaration, en plus de la signature électronique de la formalité.
Pour une situation particulière, une condamnation ancienne ou une interdiction dont la durée est incertaine, l’avocat ou l’expert-comptable vérifie le casier avant toute signature.
Sources
- Service-public.fr, modèle de déclaration de non-condamnation et de filiation, vérifié le 1er avril 2026
- Code de commerce, articles A123-51 et L123-5
- Entreprendre Service Public, « Changer le dirigeant d’une entreprise » (F36173)
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