Convention réglementée : quand l’approuver et quoi déclarer

Un bail signé avec le gérant. Un prêt consenti par un associé. Une prestation facturée par une société liée. Sur le papier, tout peut paraître propre. Dans la réalité, la question n’est pas seulement de savoir si l’opération est utile, mais si elle doit passer par une procédure de contrôle spécifique. C’est là que la convention réglementée entre en jeu, avec ses réflexes, ses délais et ses pièges de calendrier. Vous voulez éviter un débat tardif alors que la facture est déjà payée ? On part de l’opération, puis on regarde qui est concerné, et enfin ce qu’il faut déclarer.

Convention réglementée : la définition utile et le test en 3 questions

Avant de parler procédure, il faut poser le bon cadre, parce qu’une convention réglementée ne se repère pas toujours à l’œil nu.

Définition simple et logique de contrôle

Une convention réglementée est un contrat ou un accord conclu entre une société et une personne qui la dirige, la contrôle ou peut influencer sa décision. Le droit encadre ces opérations quand un conflit d’intérêts peut exister entre l’intérêt de la société et celui d’un dirigeant, d’un associé ou d’une personne agissant pour eux.

Le mécanisme est simple à comprendre. Si vous êtes à la fois au volant et dans le siège du passager, on vous demande un second regard avant de valider la trajectoire. Le Code de commerce organise ce second regard, notamment avec l’article L225-38 pour certaines sociétés anonymes et l’article L223-19 pour les SARL.

Le point clé, c’est que la convention n’est pas forcément suspecte. Elle devient simplement surveillée parce que la proximité entre les parties peut fausser le prix, la durée, les garanties ou les conditions de sortie. Honnêtement, c’est souvent là que les dossiers se compliquent.

Le test pratique en 3 questions

Première question : qui est partie au contrat ? Si l’opération concerne le dirigeant, un associé significatif, un administrateur, un directeur général ou une personne interposée, le sujet mérite un contrôle. La notion de personne interposée vise, en pratique, une société écran, un proche ou une structure utilisée pour passer l’opération indirectement.

Deuxième question : la société est-elle concernée par une forme sociale soumise à ce régime ? Les règles ne se lisent pas pareil en SARL, SAS, SA, SASU ou EURL. On part donc de la forme juridique, puis on regarde les statuts et le Code de commerce.

Troisième question : l’opération ressemble-t-elle à un contrat de marché normal ou à un arrangement spécial ? Si vous devez expliquer pourquoi le prix, la durée ou les garanties s’écartent du standard, vous tenez sans doute une convention à encadrer. Votre TVA sort quand, exactement ? Votre loyer est-il vraiment au niveau du marché ? Ces détails comptent.

Qui est visé par ces opérations entre la société et ses proches ?

Une fois le mécanisme posé, il faut identifier les personnes qui entrent dans le champ, parce que le mauvais lecteur regarde souvent seulement le nom sur le contrat.

Dirigeants, associés et personnes interposées

Selon les sociétés, le viseur peut inclure le gérant de SARL, le président de SAS, l’administrateur ou le directeur général de SA. On y ajoute parfois l’associé, l’actionnaire ou une personne agissant pour leur compte. La logique n’est pas de punir la proximité, mais d’éviter qu’un intérêt personnel brouille la décision.

Dans les petites structures, le sujet revient souvent sous une forme très concrète. Un dirigeant facture une prestation via sa société de conseil. Un conjoint détient les murs loués à la société. Un associé avance de la trésorerie via un compte courant d’associé. Là, on ne parle pas de théorie, on parle de la vie ordinaire d’une TPE.

Le cas de la personne interposée est particulièrement sensible. Si l’opération passe par une autre société, un proche ou une structure apparentée, le contrôle ne disparaît pas pour autant. Le montage ne suffit pas à sortir du champ.

Quelles sociétés sont concernées

Les règles de base se retrouvent dans plusieurs formes sociales, mais avec des nuances de procédure. Les plus concernées sont la SARL, la SAS, la SA, et, selon la configuration, la SASU ou l’EURL. En pratique, le droit applicable dépend du Code de commerce, des statuts et parfois de l’existence d’un commissaire aux comptes.

Dans une SAS, les statuts peuvent organiser une partie du régime. Dans une SA, le formalisme est plus structuré. Dans une SARL, le texte de référence reste souvent l’article L223-19. Vous voyez le schéma ? Même opération, mais pas la même mécanique d’approbation.

Les cas qui font hésiter sont les plus fréquents. Une SASU avec un associé unique paraît simple, mais le dirigeant peut rester au cœur du dispositif. Une EURL donne parfois l’impression qu’il n’y a personne pour contrôler, alors que les règles de l’associé unique existent quand même. Le réflexe utile, c’est de lire la société comme un système de décision, pas comme une simple étiquette.

Courante, encadrée ou interdite : comment classer l’opération sans se tromper ?

Pour qualifier une opération, il faut souvent la ranger dans l’une des trois cases suivantes, sinon on mélange tout et on perd du temps.

Le comparatif qui évite les confusions

Toutes les opérations entre une société et ses proches ne relèvent pas du même traitement. Certaines sont banales et conclues à des conditions normales. D’autres doivent suivre une procédure de contrôle. Quelques-unes sont carrément interdites selon la forme sociale et la qualité de la personne concernée.

Le tableau aide, mais il ne remplace pas l’analyse du dossier. Un même bail peut être courant dans une société, puis devenir réglementé si le bailleur est le dirigeant ou une société liée. Le contexte change tout.

Les conditions normales, ce n’est pas « comme d’habitude »

Beaucoup de dirigeants pensent qu’une convention est courante parce qu’elle se répète chaque année. Pas forcément. Une prestation régulière peut rester réglementée si le contrat est conclu avec une partie liée et si les conditions ne sont pas clairement de marché.

Prenons un exemple simple. Une SAS paie 3 000 euros par mois à la société du président pour de la direction commerciale. Si le périmètre est flou, si le temps passé n’est pas documenté ou si la mission ressemble à un recouvrement de charges fixes, le dossier devient fragile. Le prix ne suffit pas ; il faut une justification économique.

À l’inverse, une opération peut être réglementée sans être problématique. Le droit ne dit pas « interdit ». Il dit souvent « contrôlé ». Cette nuance change la méthode, pas forcément la conclusion.

Les cas les plus fréquents dans une PME : compte courant, bail, prestations, garanties

Dans les petites structures, ce sont toujours les mêmes familles d’opérations qui reviennent. Les reconnaître vite évite de signer d’abord et de réfléchir ensuite.

Compte courant d’associé et prêt

Le compte courant d’associé est souvent utilisé pour financer une tension de trésorerie. L’associé avance de l’argent, puis la société le rembourse plus tard, avec ou sans intérêts. Le réflexe à avoir, c’est de vérifier le taux, l’échéance et la capacité de remboursement réelle.

Quand la société consent elle-même un prêt à un associé ou à un dirigeant, le risque de conflit d’intérêts monte tout de suite. On regarde alors si la société y gagne vraiment, si le taux est cohérent et si la décision a été prise dans les règles. Un prêt « de confort » devient vite difficile à défendre.

Le bon test est très concret. Qui finance qui ? Pourquoi ? À quel taux ? Et avec quelle sortie ? Si vous ne pouvez pas répondre sans hésiter, la convention mérite au minimum un cadrage sérieux.

Bail commercial et prestations de services

Le bail commercial entre la société et le dirigeant, ou entre la société et une structure contrôlée par lui, est un grand classique. Le loyer doit être cohérent avec le marché local, la surface, l’état du local et les charges. Sinon, on quitte la logique normale pour entrer dans une zone de contestation.

Les prestations de services sont tout aussi sensibles. Une société liée peut facturer du conseil, de la gestion, du marketing ou de l’informatique. Très bien, mais il faut des livrables, des dates, des méthodes de calcul et des preuves d’exécution. Sans cela, on a vite l’impression d’une simple écriture de trésorerie.

Vous vous demandez peut-être pourquoi le droit insiste autant sur ces points. Parce qu’une facture sans contenu ou un bail surévalué peut vider la société de sa substance. Le contrôle existe pour éviter que la tuyauterie financière serve d’abord l’intérêt privé.

Garanties, cautions et conventions intragroupe

Les garanties données par la société pour un engagement personnel du dirigeant ou d’un proche sont à surveiller de près. Une caution, une garantie à première demande ou un engagement assimilé peut avoir un impact lourd sur la société. Le risque ne se voit pas toujours au jour de la signature ; il apparaît souvent quand la dette tombe.

Les opérations intragroupe ajoutent un autre niveau de lecture. Une holding facture une filiale, une filiale met à disposition un salarié, une autre porte un actif immobilier. Dans ce cas, on regarde le prix de transfert interne, l’intérêt de chaque société et la traçabilité des flux.

Le point commun, c’est la preuve. Si tout est juste oralement, vous êtes déjà en terrain glissant. Un dossier bien tenu ressemble à un calendrier propre : chaque événement a sa date, sa cause et sa conséquence.

Quand la convention porte sur des frais avancés ou une refacturation entre parties liées, Débours : comment les refacturer sans vous tromper sur la TVA aide à cadrer la TVA.

La procédure pas à pas : autorisation, rapport spécial, vote en assemblée

Quand l’opération est identifiée, la bonne séquence évite le blocage au moment du vote et les discussions après coup.

Avant la signature : qualifier et autoriser

Avant de signer, on commence par qualifier l’opération. Est-ce une convention courante ? Une convention réglementée ? Une convention interdite ? Cette première étape conditionne tout le reste, parce qu’on ne prépare pas le même dossier selon la réponse.

Si une autorisation préalable est requise, elle doit intervenir avant la conclusion du contrat. Cela vise surtout certains cas en SA, et des mécanismes spécifiques dans d’autres formes sociales selon les statuts ou la loi. Signer d’abord, régulariser ensuite, c’est souvent plus fragile qu’on ne le pense.

L’idéal est de préparer un dossier clair. Projet de contrat, comparaison de marché, note de synthèse, mention des liens entre les parties. On n’écrit pas pour faire joli, on écrit pour rendre la décision défendable.

Pendant et après : information, rapport et approbation

Quand un commissaire aux comptes existe, il doit être informé selon les règles applicables. Il prépare alors un rapport spécial décrivant la convention, ses conditions et les éléments d’appréciation utiles. Ensuite, les associés ou actionnaires se prononcent en assemblée générale sur l’approbation.

Le vote n’a pas seulement une valeur formelle. Il permet de tracer qui a décidé quoi, avec quelle information et à quelle date. C’est précieux si la société est contestée plus tard, ou si la gouvernance devient tendue.

Après l’assemblée, il faut archiver proprement. Procès-verbal, rapport, contrat signé, pièces de marché, éventuelles réserves. Le dossier doit vivre plus longtemps que le débat. Sinon, tout le monde oublie, jusqu’au jour où il faut prouver.

Ce qu’il faut produire, concrètement

Le contenu exact dépend de la société et de la présence d’un commissaire aux comptes, mais certains documents reviennent toujours. Il faut au minimum une description précise de l’opération, l’identité des parties liées, les raisons économiques et les conditions financières.

Le bon réflexe est de distinguer trois niveaux. D’abord la décision interne. Ensuite la formalité de contrôle. Enfin, l’archivage probatoire. Si l’un des trois manque, le dossier devient bancal, même si le contrat paraît « normal ».

Et si l’opération a déjà commencé ? Alors il faut documenter au plus vite. Mieux vaut un dossier rattrapé sérieusement qu’un vide total. Mais on ne force pas la forme pour effacer le fond.

SARL, SAS, SA, SASU, EURL : ce qui change vraiment selon la forme sociale

Le cœur du sujet, c’est la forme de la société, parce qu’elle détermine qui décide, qui contrôle et qui vote.

Tableau comparatif des principales formes

Ce que ce tableau ne dit pas à lui seul

La grande erreur consiste à croire qu’un tableau remplace l’analyse des statuts. En SAS, les statuts peuvent préciser le circuit de validation, les seuils ou le niveau d’information des associés. Dans une SA, le cadre est plus balisé, mais la qualification reste indispensable.

Les petites sociétés sans commissaire aux comptes sont parfois trompeuses. Parce qu’il n’y a pas de CAC, certains pensent que le formalisme disparaît. Pas du tout. Le contrôle peut être interne, avec une décision écrite, un dossier de marché et un procès-verbal solide.

Les cas intragroupe méritent aussi une lecture fine. Une convention entre deux sociétés du même groupe peut sembler naturelle, mais elle n’est pas automatiquement neutre. Même dans une structure simple, on doit vérifier qui supporte le coût et qui capte l’avantage.

Avant l’assemblée, les points qui évitent une annulation ou un conflit

Quand la convention est prête, le vrai sujet devient la qualité de la preuve et la solidité de la décision. C’est souvent là que les dossiers se gagnent ou se fragilisent.

Les risques concrets d’un dossier mal traité

Le premier risque, c’est la nullité de la convention dans certains cas, selon la nature de l’opération et les règles applicables. Le deuxième, c’est la responsabilité du dirigeant, surtout si la société subit un préjudice ou si l’information des associés a été incomplète. Le troisième, c’est la contestation interne.

Un associé peut reprocher le prix, la méthode ou le manque d’information. Un commissaire aux comptes peut relever une anomalie. Et, dans une société tendue, la convention réglementée devient parfois le point d’entrée d’un conflit plus large. On n’est plus sur un contrat. On est sur la confiance dans la gouvernance.

Le dossier probatoire compte autant que le fond. Si vous devez expliquer trois ans plus tard pourquoi ce bail, ce prêt ou cette prestation était justifié, vos pièces doivent parler à votre place. Sinon, chacun réécrit l’histoire à sa manière.

La checklist finale avant signature ou ratification

Avant de finaliser, passez ces points en revue, sans aller trop vite. Cela prend moins de temps que de rattraper une convention contestée plus tard.

• Identifier précisément les parties liées, y compris une personne interposée.
• Qualifier l’opération : convention courante, réglementée ou interdite.
• Vérifier la forme sociale et les statuts.
• Comparer les conditions avec le marché : prix, durée, garanties, délais.
• Préparer les pièces : projet de contrat, note d’intérêt social, éléments comparables.
• Informer le commissaire aux comptes si le cadre le prévoit.
• Faire voter ou décider selon la procédure applicable.
• Consigner et archiver le tout dans le registre ou le dossier juridique.

Cette méthode paraît un peu lourde au début. En pratique, elle évite les angles morts. Et quand la société grandit, la discipline de départ devient un vrai gain de temps.

Le bon arbitrage est là : un peu de formalisme avant la signature vaut mieux qu’un débat tardif une fois l’opération exécutée. Si votre compte de résultat est correct, mais que le solde bancaire fait le yo-yo, le problème n’est souvent pas la rentabilité : c’est le timing. Quand vous accordez 45 jours de paiement à un client, vous financez sa facture pendant 45 jours : la vente augmente le chiffre d’affaires tout de suite, mais la trésorerie n’entre qu’à l’échéance, tandis que vos charges (salaires, fournisseurs, TVA) sortent selon leur propre calendrier. Une fois ce décalage posé, on peut regarder où il se rattrape : sur les délais clients, sur les stocks ou sur la façon dont vous planifiez les décaissements.

Un dossier solide suppose aussi une facturation cohérente avec la TVA déclarée ; CA3 : comment remplir votre déclaration de TVA sans blocage aide à éviter les incohérences faciles à contester.

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’une convention réglementée dans une société ?

Une convention réglementée est un contrat conclu entre la société et une personne liée à sa direction, à son contrôle ou à ses intérêts. Elle n’est pas forcément problématique, mais elle déclenche un contrôle spécifique pour éviter un conflit d’intérêts et vérifier que les conditions restent favorables à la société.

Comment savoir si une opération doit être traitée comme une convention réglementée ?

Le réflexe consiste à vérifier trois points : qui signe, quelle est la forme sociale, et si les conditions sont réellement celles du marché. Si le contrat concerne un dirigeant, un associé significatif ou une personne interposée, la convention réglementée devient une piste sérieuse à examiner.

Quelle différence entre une convention courante et une convention réglementée ?

Une convention courante correspond à une opération habituelle, conclue à des conditions normales, sans lien particulier de dépendance. La convention réglementée, elle, implique une relation sensible entre la société et une partie liée, ce qui impose souvent une autorisation, un rapport et parfois un vote d’approbation.

Quelles sont les opérations les plus souvent concernées ?

Dans la pratique, ce sont surtout les baux commerciaux, les prestations de services facturées par une société liée, les prêts, les comptes courants d’associés et certaines garanties. Ces opérations reviennent souvent dans les PME parce qu’elles mêlent financement, immobilier et relations capitalistiques.

Que risque la société si la procédure n’est pas respectée ?

Le dossier peut être contesté, et la responsabilité du dirigeant peut être recherchée si la société subit un préjudice. Selon la forme sociale et la nature de l’opération, la convention peut aussi être fragilisée, surtout si elle n’a pas été documentée ni approuvée correctement.